Слушаю и повинуюсь

Елена — владелица и генеральный директор крупного торгово-промышленного предприятия. Досталось оно ей не просто, а в подарок от мужа на первую годовщину их брачного союза. Дело было к тому времени налажено, доход стабильный, люди проверенные. На всех ключевых постах — родственники, у своих много не украдут. И супруг решил подарить своей юной спутнице возможность попробовать себя в бизнесе.

И вот пришла двадцатитрехлетняя Лена на свое предприятие. И столкнулась с тем, что она как бы и не особенно нужна на фирме. Ну разве что платежки подписать. Да и то главный бухгалтер имеет право.

А сделать что-нибудь хорошее страсть как хотелось! И решила она по-женски начать с оформления офиса, введения требований к внешнему виду сотрудников и прочей бутафории.

Надо отдать должное ее сообразительности и сдержанности: она не стала сразу реформировать процесс производства и продаж.

Но мириться с тем, что начальник отдела маркетинга ходит на работу в джинсах с вытянутыми коленями и прорехой на бедре! Приказ № 1 за ее подписью звучал так: «В целях повышения эффективности работы предприятия обязать всех сотрудников поддерживать порядок на рабочих местах и придерживаться делового стиля одежды». Приказ этот был отпечатан секретарем и аккуратно доставлен во все отделы.

Однако на фирме ровным счетом ничего не изменилось.

А случилось это потому, что в приказе не были отражены конкретные сведения о том, что считать порядком на рабочем месте и чем отличается деловая одежда, а также кто отвечает за исполнение приказа и когда следует отчитаться о его выполнении.

Согласитесь, что порядок — вещь весьма относительная, стиль же каждый интерпретирует, как ему хочется. А джинсы, между прочим, рабочая одежда портовых служащих и моряков.

Случай этот в общем-то курьезный. Такие задачи обычно не решают через приказы. Поддержание порядка на столах принято налаживать с помощью специальных семинаров-тренингов, на которых у людей формируют навыки делопроизводства и работы с документами. Что же касается стиля одежды, то обычно для этого заключают договор со стилистом, который разрабатывает фирменный стиль и дает рекомендации сотрудникам, как при соблюдении требований руководства все же сохранить индивидуальность и привлекательность.

Есть и более незатейливые способы: например, приглашать парикмахера или визажиста раз в две недели к окончанию рабочего дня.

Уверяю вас, что сотрудники с удовольствием будут использовать возможность получить консультацию специалиста и даже готовы оплачивать его услуги из собственного кармана.

А выиграет от этого фирма.

Можно пойти другим путем и издать приказ о том, что вы поручаете заботу о внешнем виде сотрудников менеджеру по персоналу или сотруднику отдела кадров. Причем об этом приказе должны знать все сотрудники (лучше вывесить его на информационном стенде или попросить секретаря передать копии во все отделы). И отвечать за его выполнение будет конкретный человек.

Таким образом вы переведете абстрактный приказ на уровень личной ответственности сотрудников перед своим коллегой.

Подводить своего, с которым сидишь за соседним столом, мало кому охота. Хотя бы из дружеского расположения или из опасения, что завтра подобное поручение могут повесить и на тебя.

В ситуациях с более конкретными приказами, например об организации нового отдела, следует четко установить сроки и формы отчетности о его выполнении, а некоторые особо агрессивные руководители вводят в тексты приказов санкции за их неисполнение. С нашей точки зрения, это лишнее, так как

отрицательная мотивация (страх наказания), по мнению психологов, не так эффективна, как положительная (ожидание вознаграждения за выполненную работу).

Однако бывают случаи, когда и без наказаний не обойтись.

В одной организации директор мог в любой момент зайти в любое Помещение офиса и оштрафовать сотрудников, у которых на столе был беспорядок или признаки незаконченного чаепития. Правда, если человек был на месте, ему предоставлялась возможность исправить ошибку в течение пяти минут.

Вы скажете, детский сад? Да.

Но надо же как-то формировать навыки организации цивилизованного рабочего места у сотрудников. И если их для этого требуется дрессировать, как в уголке Дурова, значит, надо это делать.

А в компании по изготовлению окон на обозрение клиентов и сотрудников был вывешен приказ, который гласил буквально следующее: «Для улучшения качества обслуживания клиентов приказываем выполнять более качественно все этапы работ. В противном случае будут приняты аналогичные меры». На вопрос, что за меры будут приняты, сотрудники ответили, что они догадываются, что ничего хорошего не последует.

В целом же приказ отличается потрясающей бесполезностью, так как ничего, кроме страха быть уволенными, у сотрудников не вызывает. А всего-то нужно было указать на критерии качества работы для каждого этапа (изготовление, доставка, монтаж) и назначить ответственных на каждом участке.

Еще в одной компании администрация издала распоряжение о том, чтобы выходящие в торговые залы грузчики сияли лучезарными улыбками и свежевычищенными башмаками.

Заставить людей улыбаться никаким приказом невозможно. А обувь как была грязная, так и осталась.

Наказывали, штрафовали. Потом нашелся умный администратор, поставил на выходе из подсобки тумбочку с принадлежностями для чистки обуви, повесил рядом зеркало, а на входе в торговый зал для персонала — плакат, на котором сияющий клоун призывал: «Улыбайся — ты на сцене!» И проблема была решена.

Оказывается, мало издать приказ, надо еще и обеспечить все необходимое для его выполнения.

Очень важна форма приказа. Особенно это относится к устным распоряжениям. Есть люди, которым достаточно сказать: «Я хотел бы…» или «Не могли бы вы…» — и просьба будет выполнена даже точнее и быстрее приказа. Кому-то необходимо четко декларировать все требования и строго указывать на сроки выполнения.

В Англии и других странах с высокой управленческой культурой менеджерам категорически запрещается обращаться к подчиненным в директивной форме и использовать выражения типа «вы должны» или «вам надо». Рекомендуется использовать сослагательное наклонение.

Еще дальше пошли в проявлении терпимости к подчиненным японцы. Там не рекомендуется отчитывать подчиненных за невыполненную или некачественную работу и требовать более активной деятельности.

Если какой-нибудь лентяй уж окончательно достанет менеджера, тот должен пригласить его после работы в бар и, пропустив рюмочку-другую, в такой вот неформальной обстановке рубить подчиненному правду-матку.

После этого сотрудник должен или в корне изменить свое отношение к работе, или его без дополнительных объяснений уволят.

Полезная информация: