Как правильно писать деловые письма

Написать деловое предложение, протокол о намерениях, приглашение на встречу или договор, наконец, просто толковое заявление о приеме на работу — это то, без чего не сможет обойтись ни один деловой человек.

Навыки деловой письменной речи — одно из необходимых условий вашего успеха.

И если в случае с заявлением или договором вы можете воспользоваться разработанной кем-то типовой формой, слегка подредактировав ее с учетом вашей ситуации, то с письмом дела обстоят куда сложнее.

Самое главное — написать так. чтобы ваш адресат, во-первых, понял всю суть изложенной вами информации, во-вторых, заинтересовался ею и, в-третьих запомнил основную мысль сообщения.

Оказывается, это не так просто, как кажется.

Сначала о содержании письма. Написать понятно — это половина успеха мероприятия, потому что понятное сообщение уже само по себе приятно. И наоборот, сложное, перегруженное длинными предложениями и специальными терминами письмо вызывает у читающего только неприятные ощущения.

Конечно, кому приятно осознавать, что ты чего-то не знаешь или не можешь понять. В этом случае любой нормальный человек склонен переложить ответственность на автора письма.

К тому же именно по вине автора письма, явно претендующего на профессиональное или тем паче интеллектуальное превосходство, он потратил добрую четверть часа на то, чтобы разобраться в хитроумных оборотах послания. «Да зачем мне все это надо?!» Легче всего в этом случае бросить послание в корзину и забыть о нерадивом авторе навсегда.

Предложения не должны содержать Более 20 слов.

Постарайтесь использовать слова, имеющие высокий индекс в частотном словаре. Помните, что ваше послание обращено не к учителю словесности, который обучал вас замысловатым речевым изыскам, поэтому откажитесь от использования заковыристых слов и длинных фраз, а также пышных сравнений и ненужных уточнений. Казенные обороты и речевые штампы также не способствуют эффективной передаче информации.

Например, вместо: «В приложении имеется сопроводительный информационный листок, содержащий важное сообщение для сотрудников отделов маркетинга и рекламы» — лучше написать: «Приложение содержит важную информацию для маркетологов».

Вводные слова и экзотические речевые обороты, так украшающие устную речь, в письме становятся лишней и ненужной информацией. (Вообще говоря), если вы выбросите (все) ненужные (и посторонние) слова (полностью) из вашего письма, оно (почти наверняка) станет (значительно) более точным. Не надо реализовывать использование, когда можно просто применить. Не предлагайте парадигму, лучше употребить слово модель, оно понятнее и чаще употребляется. Не надо выходить с новой идеей, если можно просто предложить. Не следует выдвигать предостережение, если можно просто предупредить. Не стоит быть ознакомленным, если можно просто знать. Не надо принимать неотложные меры, лучше быстро действовать.

Дело осложняется еще и тем, что пишущий письмо, как правило, знает о предмете существенно больше, чем человек, его читающий. Ведь письмо является плодом его размышлений, если не многодневных, то уж, по крайней мере, многочасовых.

Поэтому то, что совершенно понятно и даже очевидно для автора послания, остается между строк и абсолютно неведомо получателю. Таким образом, старайтесь в письме точно и полно формулировать свои мысли с тем, чтобы даже совершенно непосвященный человек смог правильно понять, что именно вы имели в виду.

Если вы не можете определить, что ваш адресат знает по затронутому вопросу, обратитесь за помощью к своим коллегам или знакомым. Спрятав подальше свое самолюбие, спросите, что они думают о вашем письме. Какая, по их мнению, информация будет интересна для партнера и как бы они ее изложили? Что именно они поняли из написанного и какие вопросы остались у них после прочтения?

Опираясь на рекомендации, внесите некоторые уточнения.

Но помните, главное — вовремя остановиться.

Ведь стопроцентного результата вы никогда не добьетесь. Всегда останутся какие-нибудь вопросы. И это нормально, потому что сказать все необходимое в письме абсолютно невозможно.

А если вопросы будут касаться как бы продолжения обсуждаемой темы, например конкретных уточнений по порядку взаимодействия или предложений по ценам на определенные виды товаров и услуг, то считайте, что ваше письмо выдержало генеральную репетицию.

Это значит, начинает работать побудительная сила вашего сообщения, которая и должна помочь установлению деловых контактов или упрочению их.

Очень важно, чтобы адресат думал, что письмо написано лично ему, даже если вы делаете адресную рассылку тысяче партнеров.

Лучше всего начать письмо с личного обращения, если это возможно. Кстати, эффективность прямой рассылки возрастает в 4-5 раз, если пользоваться личным обращением к сотруднику, а тем паче к руководителю компании.

Деловой этикет позволяет употреблять имя и фамилию человека без указания его титулов и званий. А значит, вы можете просто начать фразой: «Уважаемый Иван Иванович». Не перегружайте обращение эмоциями. Почему-то российские предприниматели после обращения ставят восклицательный знак, тогда как сдержанные европейцы привыкли видеть там запятую.

Если вы пишете на иностранном языке, обращайтесь к незамужним женщинам мисс, к замужним и вдовам — миссис, к мужчинам — мистер.

Если вы хотите включить в обращение титул адресата, то лучше поставить его после имени. Например, Эдон Шульц, доктор медицины.

Письмо должно не только быть лично адресовано, но и личностным — отражать вашу, а не общественную позицию. Поэтому употребляйте личные местоимения «я», «мне», «мы», «нас» и прочие. Вместо «мое внимание было привлечено» лучше употребить «я обратил внимание» или «я узнал». Избегайте местоимения «мы» вместо «я» в случае, если письмо будет подписано вами. Если вы хотите подчеркнуть участие в работе кого-либо из ваших сотрудников, сделайте это более конкретно. А если ваше «мы» обусловлено лишь правилами этикета и все сделанное является вашей персональной заслугой, смело объявляйте об этом своим партнерам.

Скромность нынче абсолютно не в моде.

Старайтесь не использовать страдательный залог. Действительный предпочтительнее, он позволяет придать сообщению большую значимость и выразительность.

К примеру, вместо «такое решение было принято Советом директоров» лучше написать «Совет директоров единогласно принял решение».

И наконец, несколько советов по самой процедуре создания шедевра делового эпистолярного жанра.

Прежде чем начать текст письма, вы должны четко осознать, для чего вы его пишете, что должен будет сделать адресат для оправдания ваших ожиданий. Постарайтесь представить все в деталях: как он открывает письмо, как читает его, как берется за перо, чтобы черкнуть ответ. И вам станет легче подобрать нужные слова. Если вы лично знакомы с ним, были в его рабочем кабинете, то при известной доле воображения сделать это не составит большого труда.

Далее. Выделите два-три тезиса, которые станут основными мыслями письма. Итак, вы уже имеете план послания. Дело за малым. Осталось набросать черновик письма, отредактировать его и передать секретарю.

Помните, ваша личная подпись обязательна в конце письма.

Даже если вы пишете сто пятьдесят поздравлений с Днем Парижской коммуны, каждое из них заканчивайте обязательно личной подписью. Забудьте о факсимиле, ксерокопии и стандартном бланке. Только в этом случае вы можете рассчитывать на установление конструктивных деловых отношений с вашим партнером.

Полезная информация: