Как изменить свою жизнь

Эффективное использование своего времени – особая наука.

Значит ли это, что надо искусственно повышать скорость своей работы, чтения, письма и ходьбы по офисным коридорам? Рационализация труда, с помощью которой можно выполнить работу в кратчайшее время, потратив минимум движений, несомненно, вещь полезная. Однако она часто сводит деятельность человека к серии механических телодвижений. При такой потогонно-конвейерной организации труда, подробно описанной классиком делового администрирования Тейлором, работа вряд ли будет приносить удовлетворение.

Деловой человек должен уметь планировать время и для напряженной, интенсивной видимой работы, и для спокойного размышления в своем кабинете. Больше времени уделите таким «медленным» видам деятельности, как подготовка или редактирование доклада или плана, и совсем коротенькие промежутки времени оставьте на такие мелочи, как наведение порядка на рабочем месте (впрочем, некоторые специалисты вообще рекомендуют избавиться от рабочего стола).

Освободите стол от лишних записок и заметок, разложите по местам необходимые документы и занесите важную информацию в компьютер, поставьте подписи на неисчислимых служебных записках, распоряжениях, счетах и платежных поручениях. Нужно еще сделать десяток звонков по телефону. Как все успеть?

Чтобы овладеть искусством рационального использования времени, попробуйте проанализировать, на что же вы его тратите.

Для этого управленческие консультанты советуют составить так называемую “фотографию рабочего дня”.

Попытайтесь оценить: сколько времени вы тратите на анализ информации, на общение — с начальством, коллегами и подчиненными; сколько времени вы проводите в кабинете, в комнате для курения и в других местах.

Почти все специалисты, проделавшие это маленькое упражнение, были удивлены результатами. Без малого все рабочее время они тратили на второстепенные дела, на техническую нетворческую работу, которую можно было перепоручить подчиненным и помощникам, а дела архиважные решали второпях в конце рабочего дня, и порой необдуманно.

На этот счет существует замечательное наблюдение, так называемое «правило 80/20». Оно гласит: «Если все вещи разместить в порядке ценности, то 80% ценности приходится на предметы, составляющие 20% от их общего числа, в то время как 20% ценности приходится на предметы, составляющие 80% от их числа».

А это значит, что из списка в десять дел два самых важных принесут вам 80% успеха.

Наша задача — найти эти два дела.

Прежде всего надо решить, а что же для вас важнее всего. Для этого психологи советуют сделать три списка дел. Первый: «Мои жизненные цели». Второй: «Что я хочу в течение ближайших трех лет». В третий внесите дела, которые бы вы сделали, зная, что через полгода вас внезапно поразит молния. Отведите на каждый список по две-три минуты и в каждом найдите по три самых важных дела. Запишите их в отдельный список в порядке убывания важности.

Теперь в ваших руках важнейший документ — ваша Декларация Целей на ближайшее время.

Конечно, она может измениться, ведь мы тоже меняемся. Но она позволит понять, на что стоит тратить свое время. И не беда, если в вашей декларации окажется не только «посадить дерево, построить дом и вырастить сына», но и «плюнуть на Париж с высоты Эйфелевой башни» или «ущипнуть секретаршу за коленку». Главное, что вы точно знаете, чего хотите.

Для остальных дел создайте специальный долгий «ящичек» и поместите туда список их до той поры, пока они не станут более значимыми или не потребуют немедленного решения в связи с изменившимися обстоятельствами.

Остальное — дело техники. Чтобы вас не отрывали от запланированных дел, найдите толкового секретаря, одного-двух помощников, которым вы можете доверять не только контроль выполнения ваших поручений, но и принятие решений по текущим вопросам. Назначьте приемные часы, чтобы подчиненные ,и коллеги все же имели «доступ к телу». Определите правила, по которым к вам будет поступать необходимая информация (сроки отчетности, время проведения регулярных совещаний и т. п.). И наконец, сделайте несколько усилий для того, чтобы придуманная вами система заработала.

Итак, вы на вершине блаженства и можете посвятить себя реализации ваших жизненных целей!

Дерзайте!

Полезная информация: